Praxisberichte

Praxisbericht ER-Workflow, DOCS - Helbling Verlag

Einführung von ER-Workflow und der elektronischen Belegablage

Der Helbling Verlag mit dem Mutterhaus in Rum bei Innsbruck (Österreich) und dem deutschen Tochterunternehmen mit Sitz in Esslingen, zählt zu den innovativsten Schulbuch- und Musikverlagen im deutschsprachigen Raum. Als Anbieter von Lehr- und Lernsystemen sowie eines umfangreichen Musikprogramms ist Helbling Marktführer im Bereich der Schulmusik sowie des frühen Fremdsprachenlernens in Österreich.

Ausgangssituation
Die elektronische Archivierung von BMD ist schon seit Anfang 2004 in Betrieb. Die Eingangsrechnungskontrolle (PR65) ist auch schon einige Jahre in Österreich und in der deutschen Niederlassung in Betrieb.

Ziele

• Vereinfachung des Rechnungslaufs
• Nachverfolgbarkeit des Genehmigungsvorgangs
• Verringerung der Transportzeiten und -kosten
• Verringerung der gesamten Bearbeitungszeiten

Entscheidung für ER-Workflow

Die Integration mit der bestehenden Archivlösung von BMD und die einfache Bedienbarkeit gaben den Ausschlag, dieses Produkt einzusetzen.

Struktur

• Scannen der Eingangsbelege in den jeweiligen Niederlassungen und Starten des elektronischen Genehmigungsverfahrens
• Elektronische Genehmigung der zuständigen Mitarbeiter
• Automatische Verbuchung der vorkontierten Eingangsrechnungen

Einführung

Nach der Einführung des ER-Workflows war nur ein zusätzlicher Schulungsaufwand von einem halben Tag notwendig.

Erfahrungen

Aufgrund der zentralen Zugriffsmöglichkeiten und des elektronischen Genehmigungsverfahrens wurde die Durchlaufzeit dramatisch verkürzt.

Vollständige Integration in Ihren Arbeitsablauf

Erfassen der Eingangsbelege im ER-Workflow
Die Eingangsrechnungen werden in der Zentrale in Österreich oder in der deutschen Niederlassung gescannt, automatisch archiviert und das elektronische Genehmigungsverfahren (ER-Workflow) gestartet.
Der für die jeweilige Eingangsrechnung zuständige Mitarbeiter erhält das Dokument auf elektronischem Weg, kann dieses dann genehmigen oder ablehnen. Die Eingangsrechnung wird dann automatisch an die nächste zuständige Stelle weitergeleitet. Wenn fachliche und sachliche Korrektheit elektronisch bestätigt wurden, ist die Rechnung zur Verbuchung und anschließend zur Zahlung freigegeben.

Kontakt

Wenn Sie mehr über unser Dokumenten-Management-System oder den ER-Workflow wissen möchten, schicken Sie eine E-Mail an verkauf@bmd.at.
Persönlich erreichen Sie mich jederzeit per E-Mail unter loidl@bmd.at

Dipl.-Ing. Michael Loidl

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