Praxisberichte

Praxisbericht elektronische Belegablage - Hotel Falkenstein

Einführung von BMDDOCS, der elektronischen Belegablage

Die Falkensteiner Hotels & Resorts sind Teil der Falkensteiner Unternehmensgruppe, eines der führenden Tourismusunternehmen im Alpen-Adria Raum. Herzstück der Gruppe ist der Bereich Falkensteiner Hotels & Resorts mit zurzeit 25 Hotels und Resorts und rund 8.000 Betten in Südtirol, Österreich, Kroatien und Tschechien.

Ausgangssituation
Kopierte Eingangsbelege wurden von allen Hotels per Post in die Zentrale nach Lienz geschickt und dort verbucht.

Ziele

• Vereinfachung der Verwaltung (Ablage)
• Verringerung der Transportzeiten und -kosten
• Verringerung der gesamten Bearbeitungszeiten
• Zeitnahes verbuchen der Belege
• Schnellere Übersicht der Außenstände
• Minimierung des Platzbedarfs (Kopie)
• Reduzierung der Suchzeiten

Entscheidung für BMDDocs

Die Integration mit der Finanzbuchhaltung und die einfache Bedienbarkeit gaben den Ausschlag dafür, dieses Produkt einzusetzen.

Struktur

• Scannen der Eingangsbelege in den jeweiligen Hotels und elektronische Übermittlung
• Erfassen der Eingangsbelege beim Buchen (PR03) in der Zentrale mit automatischer Archivierung
• Aufruf des Belegs vom Lieferantenkonto (PR60) und der Kostenrechnung
  

Einführung

Nach der Einführung des Rechnungswesens war nur ein zusätzlicher Schulungsaufwand von einem Tag notwendig, um die elektronische Ablage in vollem Umfang in Betrieb zu nehmen.

Erfahrungen

Aufgrund der zentralen Zugriffsmöglichkeiten gehörte das Blättern in den Ordnern rasch der Vergangenheit an. Das Problem des Scannens von problematischen Eingangsbelegen (4. Durchschlag) wurde mit dem neuen Twain-Treiber von Kofax gelöst (Software VRS).

Vollständige Integration in Ihren Arbeitsablauf

Erfassen der Eingangsbelege beim Buchen (PR03)
Der zuständige Mitarbeiter im jeweiligen Hotel scannt die Belege. Die Bildverbesserungssoftware VRS liefert dabei die optimalen Schwarzweiß-Scans (Lesbarkeit und Dateigröße), damit die Belege per Mail verschickt werden können.
In der Zentrale werden diese Belege sofort verarbeitet und automatisch beim jeweiligen Personenkonto archiviert. So kann nach der Verbuchung der Buchungsbeleg direkt vom Personenkonto und aus der Kostenrechnung aufgerufen werden.

Kontakt
Wenn Sie mehr über unser Dokumenten-Management-System wissen möchten, schicken Sie eine E-Mail an verkauf@bmd.at.

Persönlich erreichen Sie mich jederzeit per E-Mail unter loidl@bmd.at

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