Praxisberichte

Elektronische Belegablage - Raiffeisenverband Salzburg

Einführung von AscentCapure und BMDDOCS Der Raiffeisenverband Salzburg verwaltet rund 70 Firmen und Firmenbeteiligungen.

Ausgangssituation

Alle Buchungsbelege von allen Firmen und Firmenbeteiligungen werden in Ordnern abgelegt. Die Programme mussten in einer hochverfügbaren Citrix-Serverfarm lauffähig sein.

Ziele

• Vereinfachung der Verwaltung (Ablage)
• Minimierung des Platzbedarfs (Kopien)
• Reduzierung der Suchzeit

Entscheidung für AscentCapture und BMDDocs

Die Integration mit der Finanzbuchhaltung und die einfache Bedienbarkeit gaben den Ausschlag, diese Produkte einzusetzen.

Struktur

• Verbuchen der Belege
• Ausdruck der Barcodetrennblätter
• Scannen von Belegstapeln mit automatischer Belegtrennung und Auslesen der Barcodes und somit automatischer Archivierung der Belege.

Einführung

Die Einführung der elektronischen Archivierung mit der automatischen Barcodelösung (AscentCapture) erfolgt in 2 Phasen und war bis auf Anfangsschwierigkeiten problemlos. Die vollautomatische Erfassung von Buchungsbelegen gilt als abgeschlossen. Phase 2, die Erfassung von allgemeinen Papierdokumenten wird voraussichtlich im Herbst 2006 starten.

Erfahrungen

Aufgrund der automatischen Archivierung über Barcode wurde die Zeit für die Ablage verkürzt.

Vollständige Integration in Ihren Arbeitsablauf

Erfassen der Eingangsbelege im Archiv
Die Belege werden verbucht und Deckblätter mit Barcode aus dem Zwischenjournal ausgedruckt. Die Deckblätter werden auf die entsprechenden Belege gelegt. Am zentralen Arbeitsplatz werden die Belegstapel in den Scanner gelegt.

Die Trennung und Archivierung der Belege erfolgt vollautomatisch beim Scannen über die Deckblätter mit den aufgedruckten Barcodeinformationen. Die Deckblätter enthalten nämlich die gesamte Information (Kontonummer, Belegnummer, Buchungsdatum und Buchungstext), um die Belege automatisch zu archivieren. Diese Methode eignet sich auch hervorragend, um Belege nachträglich elektronisch abzulegen. Weiters kann so die Tätigkeit des Buchens von der Tätigkeit des Scannens und Archivierens getrennt werden.

Kontakt

Wenn Sie mehr über unser Dokumenten-Management-System wissen möchten, schicken Sie uns eine E-Mail an verkauf@bmd.at

Persönlich erreichen Sie mich jederzeit per E-Mail unter loidl@bmd.at

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