Fachartikel

Papierlos buchen

Eine Idee wird produktiv
Eine Idee ist dann gut, wenn Sie für alle Beteiligten Vorteile bringt. Papierlos  Buchen gehört sicherlich jetzt zu dieser Art von positiven Entwicklungen, die einen echten Fortschritt in der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant bewirkt. Durch die Verfügbarkeit der notwendigen Technologien für das Scannen der Belege und das rasche Übertragen der gescannten Belege über leistungsfähige Internetanbindungen ist die Belegerfassung und Versendung auf Seite des Mandanten gesichert. Mit Verfügbarkeit der notwendigen Größen von Festplattenspeichern zur Archivierung der Belege auf Steuerberaterseite ist es nun möglich, höchst produktive Lösungen zum Verarbeiten der Belege in der Kanzlei zu erreichen. Mit der BMD.COM WEB Plattform wird dann die notwendige Auswertungstechnologie zur Verfügung gestellt, damit der Klient wieder zeitnah Ergebnisse abfragen kann.

Attraktive Vorteile sind damit zu generieren:

• Belege brauchen nicht mehr physisch transportiert zu werden (Anlieferung und Retourgabe).
• Die Verbuchung der gescannten Belege kann in der Kanzlei oder auch ortsungebunden durch in das Kanzleinetzwerk eingebundene Heimmitarbeiter erfolgen.
• Die Belege werden im Zuge der Verbuchung automatisch archiviert.
• Die Konten inkl. archivierte Originalrechnung und alle Auswertungen aus der Buchhaltung können über die BMD.COM (WEB-Plattform) von überall und jederzeit angesehen werden.

Viele Detaillösungen sind notwendig um eine derartige Lösung für alle Beteiligten zu einem Erfolgserlebnis werden zu lassen. Es beginnt mit dem einfachen Scannen der Belege, wo der Mandant durch eine Vorauswahl der Belegart einfach immer die Dokumente an die Belegart anhängt. An den Scan können auch elektronische Notizen angehängt werden (z. B. Rechnung soll nicht gemahnt werden). Das Uploaden in die Databox des Steuerberaters funktioniert voreingestellt auf Mausklick. Ein autom. angelegtes Backup-Archiv für die in die Databox hochgeladenen Daten steht auf dem lokalen Scan-PC für alle Fälle zur Verfügung.

Arbeitsmaske "Papierlos buchen"

Besonders produktiv funktioniert auch die Verbuchung beim Steuerberater.
Die in die Databox übertragene Scandatei wird geöffnet, parallel dazu das Buchungsprogramm. Durch Markieren der letzen Seite einer Rechnung wechselt der Focus automatisch in die Verbuchung. Nach Speicherung der Buchung wird natürlich auf den nächsten Beleg vorgeblättert und die nächste Verbuchung kann starten. Damit wird eine höhere Produktivität erzielt als bei der herkömmlichen papierbezogenen Belegverbuchung. Zusätzlich wir der Scan autom. im Klientenarchiv archiviert. An den Scan können auch noch, vor der Speicherung im Archiv, Notizen angehängt werden.
Der gescannte Originalbeleg ist jeweils von der Kontoposition oder in der Kostenrechnung vom Einzelnachweis anzusehen.

Dialogkontoaufruf über das WEB Portal

Über die WEB Plattform BMD.COM kann der Klient über einen Dialogkontoabruf durch Matchcode- oder Kontonummerneingabe die Konten abfragen. Bei Positionen, mit denen ein Dokument archiviert wurde, kann auch der Originalbeleg angezeigt werden.

Dadurch entsteht eine vollkommene digitale Kette: von der elektronischen Anlieferung der Belege, bis zum Abrufen von Auswertungen oder Ansehen der archivierten Belege über die am Steuerberaterserver installierte WEB Plattform BMD.COM.

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